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「仕様書」の意味・読み方・類語・英語【使い方や例文】

ビジネスの世界では、色々な専門用語が使われていますが、新社会人にとっては、色々と悩むことでしょう。

しかし、自分が携わる業務においては、専門的な知識の修得とそれをすぐにでも活かせるように努力をしなくてはなりません。

それらの専門用語の中で、よく出てくる言葉の中に、「仕様書」というものがあります。

「仕様書」は、私達の普段の生活の中では使われる言葉ではありませんが、ビジネスシーンでは当たり前のように出てくる言葉なので今回は、ここでしっかりと説明をしていくことにします。

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「仕様書」の意味・読み方・類語・英語【使い方や例文】>


目次

  • 「仕様書」の意味とは?
  • 「仕様書」の読み方
  • 「仕様書」の言葉の使い方
  • 「仕様書」を使った例文(言葉と意味を解釈)
  • 「仕様書」の英語と解釈
  • 「仕様書」の類語や類義表現


「仕様書」の意味とは?

「仕様書」とは、「仕様を記述した文書のこと」とことを指しています。

「仕様」とは、材料、製品、サービスなどが明確に満たすための要求事項をまとめたもののことですが、素材や製品、サービスが適用可能な仕様を満たすことができない場合は、規格外として扱われます。

要求事項には、国が定める技術基準や業界団体が設定する基準なども含まれており、このような基準も該当するか、仕様書に明記する必要もあります。



「仕様書」の読み方

「仕様書」は、「しようしょ」と読みます。

「仕様書」の言葉の使い方

「仕様書」の言葉を使う場面は、主にビジネスシーンで使われることになります。

新しい製品を開発し発売する前に策定させる「機能仕様書」の印象がありますが、物品購入について、売り手が物品の説明と見積金額を提示するための書類としての「見積仕様書」や顧客にヒアリングを行い、その要望をまとめた書類や文書となる「要求仕様書」、物品購入について書かれた説明書で、買い手が製作する「購入仕様書」、あるプログラムの目的や定義、基本設計などが記載されている「プログラム仕様書」などがあります。

このようにビジネスにおいては、色々な場面で「仕様書」という言葉が使われています。



「仕様書」を使った例文(言葉と意味を解釈)

では、ここから「仕様書」を使った例文を見ていくことにしましょう。

  • 「仕様書」の例文1
  • 「仕様書」の例文2
  • 「仕様書」の例文3

「仕様書」の例文1

「仕様書とよく似ているものに設計書がありますが、これら2つの書類の位置付けは異なります」

「仕様書」は物事の結果が書かれていますが、一方の「設計書」はその結果になるためには、どのようなことをしたらいいのかというステップが記載されています。

「仕様書」はテーマとなることについての事柄の概要について記述されていますので、それがどうやって作られたのかは書かれていません。

しかし、「設計書」には、それがどのようにして作られるのかが説明されているので、作られた工程を把握するこができるのです。

仕事においては、「設計書」というキーワードも「仕様書」と同じようによく出てくるのですが、大きな違いがあるので、これらの意味や位置付けをしっかりと理解しておく必要があります。

「仕様書」の例文2

「仕様書作成のポイントは、テーマに即した内容を読み手にわかりやすく説明することです」

色々な場面で使われる「仕様書」ですが、作成に当たり注意しなくてはならないことは、専門用語や細かな規則、使用方法など仕様書に明記される情報が多岐に渡ることから、とても細かくなりすぎて読づらくなることです。

「仕様書」はだれが見ても理解しやすいようにすることが求められるので、ポイントを整理して、日本語で必要な情報に絞り網羅するように意識することです。

「仕様書」の例文3

「システム開発の要求仕様書には、予算や期間などの事務的な事柄から、システム開発における目的や役割分担などが書かれます」

システム開発においては、必ず「要求仕様書」というものが必要になってきます。

具体的には、システム開発の目的、機能、開発の体制、開発スケジュール、予算などをシステム開発というテーマに即してどのような内容で、誰が、何を、いつまでに、どのような方法で進めていくのかを「要求仕様書」に、盛り込んでいくようにしていきます。

「仕様書」の英語と解釈

「仕様書」は英語で、“specification”と表現しますが、“specification”には「仕様書」の他に「仕様」の意味もあります。

「仕様書」の類語や類義表現

では、「仕様書」と似ている意味がありそうな言葉を挙げてみました。

「仕様書」の類義語としては、次のような言葉になります。

  • 「マニュアル」
  • 「スペックシート」
  • 「規格書」

「マニュアル」

「マニュアル」とは、「ある事柄に関する必要事項を1冊の本の形にまとめて書き、日常的な使用で参照することができる資料のこと」で、「手引書」「ハンドブック」とも呼ばれています。

「仕様書」の種類の中では「機能仕様書」に近い位置付けですが、さらに詳しい内容が明記されています。

一方で「マニュアル」は、「作業手順書」という意味合いで使われることもあります。

企業ではあらゆる業務がありますが、標準化された資料を元に誰もが、仕事ができるようにしておく必要があります。

この時に業務フローや具体的な進め方をまとめたものを「マニュアル」と呼んでいます。

業務の中では必要不可欠なものです。

「スペックシート」

「スペックシート」「仕様書」と同義語として使われています。

「仕様」という用語が、「データシート」「スペックシート」の意味で使われることがあります。

「スペックシート」は、製品などの技術的特性を説明するテクニカルコミュニケーションの手段として用いられる資料なのですが、メーカーが顧客の言動するための参考資料として提供することもあります。

「規格書」

「規格書」は、「標準となる定めが記載された資料」ですが、工業製品の寸法、形ら質などについて定めた標準に基づき作成されます。

icon まとめ

ある物事について説明するために細かくまとめられら作成される「仕様書」には、目的の応じてたくさんの仕様書が作られます。

善寿うの通り、「要求仕様書」「機能仕様書」などありますが、「仕様書」の作成で非常に意識しなくてはならないことは、「仕様書」は、読み側の目的に合わせて理解しやすい説明することがポイントです。

しかし、「仕様書」の作成者は専門用語ばかりを羅列してしまい、分かりづらい仕様書になってしまう傾向があるので注意を要します。

各仕様書を作成する時は、関係者のレビューを含めて、さらに完成度を高めていくことが大切にです。